ノウハウペーパーレス化は本当に必要？成功事例、メリット・デメリットを解説

更新日:2024年02月22日

投稿日:2020年02月26日

ペーパーレス化は本当に必要？成功事例、メリット・デメリットを解説

切符のかわりにICカードを利用して電車に乗ったり、電子書籍を愛用するビジネスパーソンが近年増えているなど、身の回りでペーパーレス化を実感する機会が増えてきました。

一方、企業や学校などでは今も大量の紙の資料を手にすることも多く、日本におけるペーパーレス化はまだまだ浸透しきっていないのが現状です。

この記事では、ペーパーレス化の実態、ペーパーレス化が進まない理由メリット・デメリット、成功事例などをわかりやすくまとめました。

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ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、その名の通り紙（ペーパー）の利用を減らし、パソコン等で電子化ファイルとして閲覧できるようにすることで、業務効率を改善しようとする取り組みのことを指します。

具体的には、紙類にかえてPDF文書やインターネットFAXを利用したり、電子書籍、電子カタログ、Web会議の活用や、日報や勤怠管理なども電子化・クラウド管理を行なうことで、ペーパーレス化を実現することが可能です。

そもそもペーパーレス化はなぜ必要なのか？

業務上、紙を減らすことによって、コスト削減や業務効率の向上、セキュリティ強化など、様々なメリットが生まれます。

紙の原料となる森林が伐採されるスピードと、森林が再生するスピードは比例していないことから、数年前から森林保護が叫ばれています。

二酸化炭素を酸素に変えてくれる森林が現象していくと、地球全体の二酸化炭素の量が増えることとなり、地球温暖化への影響が懸念されています。

マクロな視点からは、ペーパーレス化によって地球全体の環境保全にもつながるのです。

国が推進するペーパーレス化

政府が提唱し、2019年4月1日から施行された「働き方改革」の具体策のひとつとして、ペーパーレス化も含まれています。

これまでは紙での保存が義務付けられていた文書ですが、国としてもペーパーレス化を推進すべく「e-文書法」や「電子帳簿保存法」などの法改正が行われました。

この法改正以降、全ての契約書や領収書は、スキャンしたり電子文書として作成・保存することが可能になりました。

時間や場所の制約から解放された働き方改革の需要が高まる中、どこにいても文書の閲覧・作成・編集を可能な状態にするペーパーレス化は、今の時代において必要不可欠であると言っても過言ではありません。

ペーパーレス化の現状

数年前、総務省が企業における「業務改革取組状況」を分析したデータによると、社内における業務改革を実施するにあたってペーパーレス化を推進する企業は、全体の29.1%に達しているとの結果が出ています。

引用：総務省情報通信白書（平成24年度版）より

また、日本製紙連合会のデータによると、インターネットやパソコンやスマートフォン等の普及・発達により、新聞や雑誌などを紙面で閲覧することから、電子データを閲覧する需要が増えたことなどにより、紙の生産需要が2000年をピークに年々衰退していることがわかります。

引用：日本製紙連合会ホームページより

これらの結果から、企業はもとより社会全体として、ペーパーレス化への動きは今後も止まることなくどんどん促進されていくことが考えられます。

ペーパーレス化はなぜ進まないのか？

企業において、もっともペーパーレス化を遅らせている理由としては、「紙で提出・保管・配布する」という規定があることが最も多い理由になっています。

引用：日本画像学会誌　柴田博仁氏「ペーパーレスオフィスはなぜ来ないのか？紙はどこで使われるのか？」

企業に古くから根付く規定や制度、慣習を変えることはなかなか難しく、ペーパーレス化のメリットは十分理解していても、なかなかアクセルを踏み切れない方も多いのではないでしょうか。

書類をペーパーレス化することで、パソコンやクラウドサービスにアクセスする操作や、セキュリティ対策への知識など、一定レベルのITリテラシーが求められます。

日常的にパソコンを使用している方はすんなりと受け入れられても、パソコン操作に自信のない方には、すぐには馴染めない可能性があります。

特に年配者に多いのが、長年慣れ親しんできた仕事のやり方が変わることに心理的抵抗を感じていたり、紙への絶対的な信頼性を持っていたりなど、世代間ギャップからペーパーレス化への足並みが揃わないことも想定されます。

また、一部の文書は、法令により電子文書が許可されていないものがあります。

例えば、不動産取引における重要事項説明書や賃貸契約書は、書面を交付することが法律で定められているため、ペーパーレス化することができません。

その他、取引先によっては紙でのやりとりを求められたり、一部を手書きで書き込みたいという需要のある書類も存在するため、取り扱う文書を100%電子化することは難しいことが、ペーパーレス化が進まない理由と言えるのかもしれません。

ペーパーレス化のメリット・デメリット

ペーパーレス化によって受けられる具体的なメリットと、事前に確認しておきたいデメリットをご紹介いたします。

ペーパーレス化の5つのメリット

業務効率化｜文書検索、回覧が容易になる

紙で保管された文書を探す場合、まずは棚やキャビネットから必要なファイルを取り出す、ダンボールから目的の書類を探し出すなど、手を動かして該当の書類を探す手間が発生します。

常日頃からしっかりとファイリングされていれば良い方で、「あの書類どこにあったっけ？」と、記憶をたどるところからスタートしたり、「○○さんじゃないとわからないなど」属人化されてしまっているケースも散見されます。

部署異動してみたら、前任者から資料に関する引き継ぎがなく、全ての書類をひっくり返して何日もかけて探し出した、なんていう体験談も耳にします。

文書がペーパーレス化によってデータ化されることで資料の場所が明確になり、検索機能を使えば必要な文書をすぐに見つけ出すことが可能になります。

また、承認申請など社内の権限者に順番に確認が必要な手続きをペーパーレス化することで紙回覧で発生する他部署に運ぶ工数、時間などの業務が省略でき効率化されます。

コスト削減｜紙代、印刷代が不要。修正データも即時共有可能

紙の資料は、意外と多くの費用が発生しています。

資料を印刷するための紙代、印刷代以外にも、印刷機器のメンテナンス費用、資料の郵送・運搬費用、文書廃棄費用（シュレッダーや廃棄業者費用など）、保管・管理費用のほか、これらの業務に携わる人件費も必要となります。

ペーパーレス化を行なうことは、これらのコストの大幅な削減が期待できます。

また、会議に使用する資料などは、たった1文字でも変更・修正が加わった場合、紙の場合は人数分プリントし直しになるケースもあります。

文書をデジタル化することで、修正データを全員に即時確認・共有することができるのも、ペーパーレス化の大きなメリットと言えるでしょう。

資産の確保｜保管スペース確保が必要なくなる

例えば領収書は法令で7年間の保管が義務付けられています。

資料を保管するためには場所の確保のほか、キャビネットやラック、ファイルや保管箱などの備品も必要となるケースがほとんどで、保管する資料の数が膨大になればなるほど、これらを用意する費用負担も少なくありません。

ペーパーレス化によって、保管スペースや保管のための備品全てが不要となり、コスト削減のほか限りのあるオフィス空間の有効活用にもつながります。

セキュリティ強化｜紛失・劣化・情報漏洩のリスクを減らせる

紙の資料は、閲覧制限を設けることができないため、重要書類は鍵のかかるキャビネットに保管するなど、物理的な対処が必要となります。

また、書類の持ち出しについてのルールや廃棄方法がずさんだと、簡単に情報漏洩してしまう可能性も否定できず、全社員が情報管理についてのリテラシーを高く保ち続ける必要があります。

その他紛失や盗難、火災や災害などのほか、紙そのものの劣化や毀損などで、書類そのものを失ってしまうと復元が困難な場合も想定されます。

ペーパーレス化によって電子化した書類は、担当者ごとにアクセス制限・閲覧制限を設けることができるため、情報漏洩のリスクコントロールが可能です。

紙の書類とは異なりデータ化された書類は劣化することがないため、万が一パソコンやサーバーが故障したり盗難にあっても、クラウド上に保存しておいたバックアップから復元することができます。これは紙媒体にはない大きなメリットです。

企業価値向上｜環境保護への取り組みを実践

冒頭で述べた通り、紙の消費は森林伐採につながっています。

環境破壊やそれに伴う地球温暖化や異常気象などの問題を解決するためにも、ペーパーレス化は地球環境保護にも有効な活動と言えるでしょう。

ペーパーレス化を推進することは、持続可能な社会をつくるための取り組みを実践している企業であるというアピールにもなり、企業価値向上にもつながります。

ペーパーレス化の3つのデメリット

資料の全体像が見えにくい

パソコンのモニターやタブレットなど、表示される場所に制限がある機器で閲覧することがほとんどとなるため、画面サイズが小さい場合は、それに比例して文字も小さく表示され読みにくく感じられる場合があります。

また、文書が複数枚にわたると、紙での閲覧よりも全体の流れを俯瞰して見ることが難しいと感じられることも。

導入コストがかかる

ペーパーレス化のためには、パソコンやタブレット端末などの電子機器が必要になります。

これまで従業員全員がパソコン等の電子機器を保有していなければ、必要な人数分の電子機器導入が求められます。

また、セキュリティ対策のためのソフトウェア導入や、場合によってはネット環境の見直しなども必要になる場合があります。

これらの必要機器や環境が揃っていない場合、導入のための初期コストが高いと感じられるため、ペーパーレス化が鈍化してしまう要因のひとつになっていると考えられます。

システム障害や故障の影響を受ける

クラウド上に文書を保管している場合、ネット環境やクラウドサーバーに障害が発生した場合、文書にアクセスできないなどの影響が考えられます。

また、文書を閲覧するPC機器が故障してしまったなど、物理的に文書閲覧不可な状態になるケースも想定されます。

ペーパーレスできる書類は

ペーパーレス化は、社内から紙の書類を完全に無くすことを目指すわけではありません。紙のまま保管・提出が必要な書類もあるためです。

ペーパーレス化のポイントは、紙の書類と電子書類を使い分けることです。

では、ペーパーレス化して問題ない書類には何があるのでしょう。

契約書と法的文書

下記に挙げられるような契約書と法的文章はペーパレス化が認められています。

請負契約書
売買契約書
賃貸借契約書
補償契約書
雇用契約書・労働者派遣契約書
業務委託契約書
代理店契約書
請負契約書
取引基本契約書
秘密保持契約書

など

請求書と受領書、購買注文と納品書

請求書や納品書などはPDFファイルにしてメールなどで送受信、クラウドに保存することで紙のやりとりが不要になります。

会議資料と報告書

オンライン会議を実施している企業であれば、既に会議資料をペーパーレス化できているのではないでしょうか。

画面共有したり、クラウド上での事前共有などで、紙の書類は不要にできます。

株主総会議事録や取締役会議事録なども、会社のHPへの掲載という形でペーパーレスが叶います。

経費報告書

経費精算システムを使うことで、領収書の原本や紙の書類がなくても経費を精算できます。

システムに領収書をアップロードして報告書の作成後、処理が完了したらシステム上に保管されます。

保険関連書類

オンラインからの申込で保険証券や約款をWebで確認できるようにしたり、マイページから契約者情報や契約内容を変更すれば申込書の記入・送付不要で反映できるといった取り組みが進んでいます。

メモや手書きのドキュメント

To Do リストなどは手書き派という方も少なくないと思います。

手書きのメモは増えやすいです。そして、増え過ぎると管理しきれません。

メモアプリを活用してみると、管理のしやすさを実感でき、ペーパーレス化を少しずつ始められるかもしれません。

手書きで作成済みのものについては、スキャンしてPDF化すればペーパーレスを実現できます。

ペーパーレス対象外の文書も

以下はe-文書法によってペーパーレス化が認められていない書類です。

船舶に備える手引書など緊急時に即座に閲覧が必要な書類
免許証など現物性の高い書類

ペーパーレス化のポイント

ペーパーレス化に取り組みたい理由が明確になると、漠然と調査を行うより適したシステムを選びやすいです。

計画と目標の設定

ペーパーレス化したい理由を、例えば業務効率化のため、コスト削減のため、セキュリティ強化のためなど明確にしましょう。

一気にペーパーレスを進めると、負担が大きいと感じる方もいます。優先度の高い目標に関連した書類から段階的に進めてみてください。

文書管理システムの導入

電子化した文書をクラウド上で管理するシステムです。ペーパーレス化に欠かせないシステムのひとつです。

電子署名システムの導入

オンライン上で契約締結する際に用いられるのが電子署名システムです。電子契約システムとも称されます。契約書を電子化することにより契約にかかる時間の短縮化、印紙代、郵送費の節約等の効果が得られます。

セキュリティ対策の実施

ペーパーレスに対応できると、紙の書類よりも紛失などのリスクは少ないと言われています。

しかし、インターネットを介したやりとりなので、不正アクセスによる情報漏えいなどの対策が必要です。

データを暗号化しておくと、万が一漏えいした時に、情報自体が漏れるリスクを抑えられます。

データの持ち出しや拡散を防ぐためにアクセス権限を限定しておくこともおすすめです。

保管期限の過ぎたものは速やかに破棄することで、破棄する前に漏えいするリスクを減らせます。

電子的なシステムを活用することで、保管期間を管理しやすいです。不要になったものはすぐに削除できるようになるはずです。

法的要件への遵守

電子帳簿保存法、e-文書法など、ペーパーレス化にまつわる法律がいくつかあり、それぞれ法的に認められた方法で書類を電子化した上で保管することが求められます。

近年、改正が頻繁に行われている分野であるため、最新情報を確認しましょう。

ハードウェアおよびソフトウェアの更新

ハードウェアやソフトウェアが最新でないと、セキュリティ上の問題が生じる恐れがあります。

ペーパーレス化に用いるハードウェア・ソフトウェアは定期的に更新しましょう。

クラウドサービスの活用

書類を保管するサーバーを簡単に用意できるのがクラウドサービスです。

自社で構築する必要がないため、導入までスムーズでコストも抑えられます。

ペーパーレス化による成功事例

事業の一部をペーパーレス化したことによって、コスト削減や業務効率改善に成功した事例を二つご紹介します。

アサヒグループホールディングス株式会社の成功事例

引用：NEC「ConforMeeting/e」導入事例

毎週開かれる役員会議に「ペーパーレス会議システム」を導入したことで、コスト削減や情報漏洩のリスク低減の目的をしっかりと達成されました。

導入のきっかけ

“省資源や情報漏えいリスク低減の視点から、2年前からペーパーレス化の取り組みを始めました。ペーパーレス化に際しては、事前に資料がきちんと閲覧できるなど、より会議に集中できる環境を整えることで、会議そのものも活性化したいと考えていました。また直前に資料の差し替えがあるなど、事務局の負担も大きいため、負荷軽減も大きなテーマでした。”