↓クラウド契約サービスを導入し、契約業務時間やコストを下げる実例とは？↓

インターネット回線を利用して契約書の電子締結や管理などを行なう、いわゆる「クラウド契約サービス」を導入する企業が近年急増しています。

実際に今まさに、クラウド契約サービスの導入を検討している企業様も多いのではないでしょうか。

この記事では、クラウド契約サービスのメリットデメリットのほか、クラウド契約サービスを提供している各事業会社をご紹介しています。ぜひ最後までご覧ください。

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クラウド契約サービスとは？

クラウド契約サービスを導入する企業が増えてきたとはいえ、

「そもそもクラウド契約って具体的にどんなサービスがあるのか？」

「クラウドってどういう仕組みなのか？」

と、なんとなく知ってはいるけれど、改めて質問されると明確には答えられないという方もいらっしゃるかもしれません。

まずは「クラウドサービス」について、改めて確認してみましょう。

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そもそもクラウド契約サービスとは？

これまでデジタルデータやソフトウェアやは、各個人所有のパソコンのHDDや外部記録媒体（CDR、USBメモリなど）など、手元にある機器での管理が主でした。

一方クラウドサービスは、必要最低限の環境（パソコンやスマートフォンなどのデバイスと、Webブラウザなど）を利用者が用意するだけで、オンライン上で、どんな場所からでも必要なデータにアクセスすることができます。

また、必要に応じて大容量の環境を利用できるため、近年導入する企業が大幅に増加しています。

クラウド契約サービスとは、オンライン上で契約書の作成、締結をはじめ、契約書管理、契約に関するタスク管理など、契約に関連する様々な業務をクラウド上で行なえるサービスの総称です。

従来の紙による契約締結では、契約者双方の合意内容の証拠を残すために、紙に署名または印鑑押印という形を採っていました。押印された印鑑は、本人のものであることを証明するために、印鑑登録証明も必要です。

一方、クラウド上で行なう電子文書での契約締結では、電子署名＝印鑑、認証局が発行した電子証明書＝印鑑登録証明書と同義となるため、法的にも有用な契約書として利用できます。

また、クラウド契約サービスでは「いつ・誰が・どのように」契約を結んだのかを検索したり、契約終了時期を事前に通知させるなど、紙での管理よりも利便性が高いことが挙げられます。

国内企業におけるクラウドサービスの利用動向

総務省が発表している「平成30年度版　情報通信白書」によると、クラウドサービスを一部でも利用している国内企業は、2017年時点で56.9%と半数以上にものぼります。

2013年の利用企業割合は33.1%だったところ、2016年には46.9%と、数年間のうちに急激に利用企業が増加していることがわかります。

クラウドサービスの利用状況

引用：総務省「通信利用動向調査」

どこからでもどんなデバイスからでもアクセスできる利便性のほか、社内に機器資産や保守体制を持つ必要がないことなどが導入理由の上位に挙がっています。

具体的に利用されているクラウドサービスとしては、電子メールやスケジュールやタスク管理を行うグループウェアや、ファイル保存のためのストレージ、顧客管理や財務会計などのソフトウェアなど。

スマートフォンの普及により、個人でもクラウドサービスを利用するケースも非常に増えています。

クラウド契約サービス機能比較

現在多くのクラウド契約サービスが登場していますが、ここでは機能別に各社を比較しご紹介いたします。

クラウド契約サービス各社紹介

ContractS CLM

ContractS CLMは、ContractS株式会社が提供する契約マネジメントサービスです。

クラウド上で契約書の電子締結のみならず、作成・承認・管理まで、クラウド契約サービスでの必要機能は全て備えています。

その上で複数の契約から構成されるプロジェクト全体の進捗管理も含め、事業全体を俯瞰しながら契約書や契約業務を一元管理できることが特長。

契約業務全般を根底から見直すことができる契約マネジメントシステム。業務効率改善やコスト削減に大きく貢献してくれます。

特徴

• 契約をライフサイクルで管理
• 相互に関連する契約の紐付けが可能
• 部署間の連携・共有もスムーズに

• サービス名：ContractS CLM
• 提供企業：ContractS株式会社
• URL：https://www.contracts.co.jp/

FUJITSU Enterprise Application Contract Eyes

特徴

• 契約書審査時のやりとりの情報共有や、契約情報の一元管理を実現
• 契約書の期限管理・原本管理・履行管理、さらには契約書の検索・添付ファイルの管理など、契約管理業務の効率を大幅に向上

• サービス名：FUJITSU Enterprise Application Contract Eyes
• 提供企業：富士通株式会社
• URL：https://www.fujitsu.com/jp/solutions/industry/manufacturing/contracteyes/

RICOH Contract Workflow Service

特徴

• 契約の事前相談や回答を記録し、法務部門のナレッジとして共有することで回答業務の効率化を支援
• 審査機能による審査承認、契約管理機能による契約期限管理などで、契約プロセス全体を構築

• サービス名：RICOH Contract Workflow Service
• 提供企業：株式会社リコー
• URL：https://www.ricoh.co.jp/service/cws/

Adobe Sign

特徴

• 契約や承認のスピード向上
• 印紙税や作業コストの削減
• 安全で効率的な署名文書管理

• サービス名：Adobe Sign
• 提供企業：アドビ システムズ株式会社
• URL：https://acrobat.adobe.com/jp/ja/sign.html

GMOサイン

特徴

• 契約の電子化でコスト削減
• 充実の管理機能
• 業務システムとの連携

• サービス名：GMOサイン
• 提供企業：GMOクラウド株式会社
• URL：https://www.gmosign.com/

BtoBプラットフォーム 契約書

特徴

• 印紙税や郵送費などのコスト削減
• 契約締結にかかるリードタイムの削減（スピード締結）
• 書類管理の省スペース化
• 契約書紛失や改ざん、情報漏えいなどのリスク管理

• サービス名：BtoBプラットフォーム 契約書
• 提供企業：株式会社インフォマート
• URL：https://www.infomart.co.jp/contract/index.asp

ドキュサイン

特徴

• 紙を無くすことで時間や場所、デバイスに関係なく仕事を進め、業務スピードを向上
• 全世界で2億人以上のユーザー

• サービス名：ドキュサイン
• 提供企業：ドキュサイン・ジャパン株式会社
• URL：https://www.docusign.jp/

クラウドサイン

特徴

• たったの数分間で契約を締結
• セキュアな保管機能で、コンプライアンスの強化にも役立つ
• 契約書名や企業名、日付や金額等、様々な条件での検索が可能

• サービス名：クラウドサイン
• 提供企業：弁護士ドットコム株式会社
• URL：https://www.cloudsign.jp/

GVA assist

特徴

• 法律のスペシャリストじゃなくても契約書チェックが可能に
• 契約書チェックから修正までサポート
• 契約締結までのリードタイムを短縮
• NDAのレビューが完全無料化

• サービス名：GVA assist
• 提供企業：GVA TECH株式会社
• URL：https://ai-con-pro.com/

LegalForce

特徴

• ファイルをアップロードし、類型や自社の立場を入力すると、瞬時に不利な条文や欠落条項を指摘
• リスクのある箇所には、指摘ポイントとあわせて弁護士監修の参考条文例を表示
• これまで蓄積してきた自社の契約書をデータベース化

• サービス名：LegalForce
• 提供企業：株式会社LegalForce
• URL：https://legalforce-cloud.com/

NINJA SIGN

特徴

• 電子契約締結数無制限・定額
• 契約書ワークフロー可視化
• 契約書管理の手間を削減

• サービス名：NINJA SIGN
• 提供企業：株式会社サイトビジット
• URL：https://ninja-sign.com/

hubble

特徴

• Micrsoft Word, PDFの一つのファイルをHubble上で管理し、変更されたファイルをバージョン管理
• 修正されたドキュメントの変更箇所を自動で差分表示
• 契約書にまつわる契約書の締結日、更新日などの情報を記入し管理

• サービス名：hubble
• 提供企業：株式会社Hubble
• URL：https://hubble-docs.com/

LAWGUE

特徴

• 独自のアルゴリズムにより、契約書を自動で条項ごとに分割し取り込み
• 契約書を条項単位で管理することにより、条番号の自動採番が可能
• メールとWordによって重層的に管理していたコメントを一元管理

• サービス名：LAWGUE
• 提供企業：株式会社日本法務システム研究所
• URL：https://lawgue.com/

COMMONS PAL

特徴

• システムが「条項」を自動判別し、条項ごとの内容にそったタグを振り分けて保存
• 保存した条項パーツは、ライブラリから簡単に「検索」「挿入」が可能
• ワンタッチでWordファイルに出力

• サービス名：COMMONS PAL
• 提供企業：株式会社日本法務システム研究所
• URL：https://j-legal-system.com/commons_pal/

クラウド契約のメリット・デメリット

5つのメリット

契約業務をクラウド上で行なうことによるメリットをご紹介します。

契約書の作成から締結までがペーパーレスで完了

契約書のドラフト作成から、承認・締結・管理まで全てオンライン上で対応可能なため、ペーパーレス化の実現が可能です。

これまで保管していた紙の契約書も、スキャンしてpdfとして登録することで、電子締結を行なった契約書とともに一元管理することも可能です。

紛失・改ざん等のリスクが大幅に軽減されるほか、物理的な保管場所が不要になるメリットもあり、契約書のクラウド化によって受ける恩恵は、非常に大きいと言えるでしょう。

印紙代・郵送代などのコストカットが可能

紙で取り交わしていた際に発生していた以下のコストを、クラウド契約では大幅に削減可能になります。

• 紙代
• 印刷代
• 製本代
• 収入印紙代
• 郵送費（郵送に伴う事務用品費）
• 印刷・発送に伴う人件費

上記のコストカットだけでも、クラウド契約サービスがもたらすメリットのインパクトは大きいかと思います。

契約締結までにかかっていた時間の短縮化

紙での締結の場合、署名・捺印をもらうために郵送または持参する必要があり、書類によっては往復の必要があるため、平均して1週間前後の物理的日数がかかっていました。

その点クラウド契約なら、メールやURL共有で契約書を作成したその日のうちに締結完了させることも可能なため、大幅な時間短縮が可能となります。

また、契約書類の電子化によって、内容確認や承認作業等の時間も大幅に短縮することが可能です。

コンプライアンス（法令遵守）強化

従来の紙の契約書は、改ざんや紛失などのリスクを内包しているため、コンプライアンス上の問題となり得ます。

その点、契約書をデータとしてクラウド上に保管しておけば、改ざん、紛失、劣化、毀損のリスクがなく、また抜け・漏れがないかを確認することも容易なため、コンプライアンス強化につながることも、大きなメリットとなります。

電子化による検索の簡易化

紙の契約書は、その数が膨大になればなるほど、1枚の契約書を探すことは非常に骨の折れる作業になりがちです。また、内容を把握している人は限られていることが多く、管理が属人化しやすい傾向があります。

その点、電子化された契約書は、データ化されている文字を検索することが可能なため、誰でも簡単に必要な契約書にたどり着くことができます。

また、これまで締結してきた紙の契約書もpdfなどへデータ化することで、検索対象とすることが可能となるため、過去の契約と似た内容の契約を締結する場合や当事者が同じ契約を探す場合など実務で発生する業務負担を軽減することができます。

4つのデメリット

クラウド契約の導入検討をするにあたり、メリットだけではなくデメリットも存在していることを事前に把握し、理解しておくことが大切です。

一部の書類は電子契約不可

メリットも多いクラウド契約ですが、定期借地契約や定期建物賃貸借契約など、ごく一部の契約は紙の書面での合意が義務付けられているため、全ての契約を電子化できるというものではありません。

しかし、多くの企業で日常的に取り交わす契約のほとんどはクラウド上で契約できるものですので、導入することで発生するメリットの方が大きいと言えるでしょう。

クラウド契約を受け入れてくれない取引先がいる

全ての企業が電子契約を快く受け入れてくれるかと言うと、「紙の方が安心」「今までのやり方を変えたくない」など、様々な理由でクラウド契約を受け入れてくれない企業も少なからずいるようです。

その場合、100%電子化ができない場合もあるため、自社の運用方針によっては紙の契約書も管理ができるクラウド契約サービスをあらかじめ選んでおくことも必要になるかもしれません。

社内の初期勉強コストがかかる

契約業務は企業によって運用フローが異なります。これまでの運用フローと完全合致したクラウド契約サービスがあれば良いのですが、そうではない場合は運用する担当者全員が、操作方法を覚えるための勉強コストがかかることは覚えておいた方が良いでしょう。

ContractS CLMなど一部のクラウド契約サービスは、企業それぞれのフローに合わせた運用方法にカスタマイズできるため、初期勉強コストが抑えられるかもしれません。

取り交わす契約数が少ない場合は高コストになる場合も

一般的にクラウド契約サービスは、月額利用料が1アカウント毎に発生します。また、電子締結時に1通あたりの締結料が数10円ほどかかるため、月内に取り交わす契約書の数が少ない企業では、月額利用料そのものをペイすることができないケースも考えられます。

導入検討時には、事前に自社で契約書を取り交わす数が月間でどれくらいあるのかを確認しておくことも必要です。

クラウド契約は本当に安全なの？法的効力は？

改ざんを防ぎ契約の有効性を維持するタイムスタンプ

電子契約書の内容を保証するものに、電子署名とともに「タイムスタンプ」というものがあります。

タイムスタンプは、電子契約書が「いつ作成されたか」「データの改ざんが行われていないか」を証明できるものです。

利用者が契約書データを暗号化し、タイムスタンプの発行を時刻認証局に要求すると、時刻認証局によって暗号化された情報とともに時刻情報を加え、偽造されないようにして利用者にタイムスタンプを発行します。

タイムスタンプによって、データの作成から閲覧時までの間に改ざんが行われていないかを調べることができ、改ざんされていないことの証拠として使うことができます。

不正アクセスを寄せ付けないセキュアな通信

データはクラウドサービス事業者側のサーバーに保存されるため、十分なセキュリティ対策が施された事業者を選択することが大切です。

クラウド契約サービスを提供している事業者は、不正アクセスや情報漏洩等が起こらないよう、万全なセキュリティ対策を講じています。

具体的には、SSl暗号化通信、外部セキュリティ診断、WAF（Web Application Firewall）、データ日次バックアップなどです。

各社それぞれのセキュリティ対策の内容確認はもちろんのこと、万が一の障害があった際のサポート体制なども事前に確認しておくと安心です。

データの多重保管で紛失リスク軽減

デジタルデータで保管することは、紙の契約書管理より紛失リスクを軽減できるため、安全と言えるかもしれません。

一般的にクラウドサービスを提供する事業者は、国内外の複数拠点にサーバーを設置し、データのバックアップを多重保管しています。

例えば巨大地震が発生し、日本国内のサーバーに被害が発生した場合でも、国外のサーバーにあるデータを取り出せるため、業務に支障が出ることがありません。

同じデータのバックアップが多重保管されているのは、紙の契約書にはない大きなメリットになります。

クラウド契約の法的効力は

クラウド契約は法的効力があるのか、不安に感じられている方はまだまだいらっしゃると思います。

実は、契約締結の方式は書面に限らず、口頭やメール、クラウド上での締結なども「契約方式の自由」として法的に認められています。

締結を行う当事者それぞれが合意したことの確認に加え、「本人性の確認」と「非改ざん性の確保」ができれば、法的証拠力を有する契約締結となります。

よって、クラウド上で契約締結することは法的効力を有し、万が一紛争裁判等になった際も、有用な証拠として成り立つのです。

まとめ

契約業務をクラウド化することによる、メリット・デメリットをご理解いただけたかと思います。

事業、ひいては企業と契約業務は切り離せない、表裏一体のもの。

契約業務を属人化させず、一元管理することができれば、事業・企業成長のスピードはより加速していくのではないでしょうか。

クラウド契約サービスを利用する企業が、これからも増えていくことが予想される新時代に積極的な契約業務改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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