今や累計10万名以上（※2019年1月末時点）が登録している日本最大級の保育士・幼稚園教諭向け転職支援サイト「保育士バンク！」を展開し、保育士向けの転職支援サービスでも業界トップクラスの成長性を誇るネクストビート様。引き続きその軸足をライフイベント事業に据えつつも、現在はインバウンド事業や地方創生事業へとその裾野を積極的に広げています。

同社には、以前から他社の電子契約システムを導入しつつも、社内の人員配置転換などを背景に属人的な契約書管理では業務が回らなくなり、却ってオペレーションが複雑化してしまったという課題がありました。今回は、同社の経営管理グループに所属する法務担当の宗像様に、ContractS CLM導入までの経緯を振り返っていただき、当初の現場課題やContractS CLMの導入により解決できたことについて詳しくお話を伺いました。

他社電子契約システムからのリプレイス導入後、保育園との契約や雇用契約のシーンに活用

担当：保育士向けの転職支援サービスで業界トップクラスの成長性を誇り、様々な領域に急拡大中のネクストビート様ですが、ContractS CLMを導入するまでの経緯として、どのような課題をお持ちだったのでしょうか。

宗像様：ContractS CLMの導入前、当社は契約周りのオペレーションを効率化すべく、1年半ほど別の会社の契約システムを利用していました。そのシステムは、契約書の保存はできるものの、締結までに至るやりとりや関連するデータをまとめて確認することはできませんでした。もちろん弊社も会社ですから、法務の人員も変わっていきます。そうした人員の配置転換がある環境下では、締結した契約書に関連するデータがどこにあるのかを自力で探す必要があり、却ってオペレーションが複雑化していました。

また、紙の契約書を印刷・送付する際は、電子化の恩恵を受けられず大変でした。社内の承認状況や、取引先への送付・締結有無などを確認する上での工数負担が大きかったからです。

担当：他社システムでは解決できない課題を感じたことが最初の起点だったのですね。その点も踏まえ、ContractS CLM導入の決め手を教えていただけますでしょうか。

宗像様：まず魅力に感じたのは、ステータス管理機能ですね。これはまさしく、先ほど申し上げた「締結までに至るやりとりやデータが見れない」という課題に応えてくれた機能です。次に、新機能追加のスピード感です。最新のサービスということもあり、次々と新しい機能が追加されていきますので、使っていく中でますます便利なサービスになっていくことが期待できました。もちろん、他社システムからのリプレイスということで労力や金銭面での追加コストはかかりましたが、今後の内部ガバナンス強化や、業務効率化のことを考えると費用対効果が高いであろうと考えたため、導入を決定いたしました。

担当：ContractS CLMは現在、主にどのようなシーンでご利用いただいているのでしょうか。

宗像様：保育園との契約や人事業務における契約、その他様々な契約で利用しています。保育園との契約に関しては基本的に定型化されているので、申請が上がったものに対し総務が契約書を作り、電子データまたは紙で送っています。

人事業務における契約については、雇用契約書が主な対象です。当初は紙で管理していましたが、ContractS CLMだとアクセス権を切り分けることができるため、個人情報を慎重に管理する必要のある人事の利用にも適しているんです。これこそが雇用契約書の電子化に踏み切ったきっかけですね。ちなみに、社内決裁もContractS CLM上でおこなっています。

実は、もともと弊社の人事は他社の人事管理システムを検討していたんですが、ContractS CLMを勧めたら自然と利用が定着したんです。

その他、定型化されていない契約書については、作成時から仕様の調整をおこなった上で締結し、締結が完了したものをContractS CLMで管理しています。

テンプレート機能によるWordからの解放、既読機能によるコミュニケーションの円滑化

担当：特に使っていて便利に感じる機能はございますか？

宗像様：テンプレート機能と既読機能ですね。

保育士の契約だけでも、年間数千件の契約が発生します。テンプレート機能を使うことで、毎回Wordファイルを編集・アップロードしなくて済むので大変便利です。

また、既読機能については、やはりオンラインならではの利点です。紙の契約書では、どこまで契約の手続きが進んでいるかがわかりませんでした。しかし、ContractS CLMの既読機能を使うと相手がメールを開封したかどうかがわかります。未開封だったらメールをまだ見れていないことが把握できますし、開封していたら営業がお客様にメールや電話などでコミュニケーションを取ることができるので、とても助かっています。

過去の履歴の一元管理により、属人的なオペレーションで生じるリスクを低減

担当：現在、どのような職種の方が、何名くらいでContractS CLMをご利用されているのでしょうか。

宗像様：法務2名、総務2名、人事3名、その他数人に閲覧権限を付与しています。

担当：使い始めた当時の皆様の反応はいかがでしたか。

宗像様：割とスムーズに使いこなしていました。特に、テンプレートの使いやすさや、全体的に操作性に配慮された仕様だったことが大きかったように思います。

担当：導入後、契約業務は便利になりましたか。

宗像様：はい。全体的に事務作業が削減され、大きな利便性を感じました。クラウドでの一元管理が可能になったことで、担当者にしかわからないという属人的なリスクが減り、コンプライアンスも向上しました。クラウド上でいつでも過去の履歴をすぐに見返すことができるので、交渉の背景などを把握でき、助かっています。

担当：最後に我々ContractS CLMへの応援メッセージをいただけますでしょうか。

宗像様：契約を簡単にして、世の中の紛争裁判をなくす、というのは大事なミッションだと思います。契約の効率化に適したとても良いクラウド契約システムだと思いますので、これからも応援しています。

担当：素敵なメッセージをいただき、ありがとうございました。ネクストビート様の成長に貢献できるよう、ContractS CLMも日々成長してまいります！