団体名
認定特定非営利活動法人かものはしプロジェクト
事業内容
国際協力事業
設立
2004年9月22日(NPO法人格取得)
従業員数
12名(2019年3月現在)
URL
団体名
認定特定非営利活動法人かものはしプロジェクト
事業内容
国際協力事業
設立
2004年9月22日(NPO法人格取得)
従業員数
12名(2019年3月現在)
URL
URLでの承認/締結により、契約締結までの日数を21日→1日に。95%の削減に成功
TOPICS
  • 認定NPO法人化に伴い、監査に備えた契約書管理の徹底へ
  • URLでの承認/締結により、契約締結までの日数を21日→1日に。95%の削減に成功
  • スタッフがどこにいても契約書業務にすぐに対応できる、リモートワーク推進環境との相性の良さ


「子どもが売られない世界をつくる」というミッションのもと、強制的に子どもが売られてしまう問題を防止する活動を持続的かつ発展的に行い、世界の子どもたちが未来への希望を持って生きられるように国境を越えて活動を広げ る、認定 NPO 法人かものはしプロジェクト様。今回は、Holmes初のNPO法人による導入事例ということで、法人 企業とは異なるNPO法人ならではの特徴を踏まえつつ、導入における背景課題やHolmesで実現できたことについて、経営企画・管理担当の辻様にお話をお伺いしました。


認定NPO法人化に伴い、監査に備えた契約書管理の徹底へ


担当:まず初めにお聞きしたいのですが、NPO法人ならではの背景課題とはどの様なものだったのでしょうか。


経営企画・管理担当の辻様



辻様:前提として、NPO法人は一定の基準を満たすと、認定NPO法人になることができます。 認定NPO法人になると税制優遇が受けられるようになり、支援者の皆様も寄付をしやすくなるため、組織として十分な資金を備えた上で事業に集中する体制が作れるようになります。当団体がこの認定NPO法人となったのは、5年前の2014年でした。

なお、認定NPO法人は5年に1度、所轄庁による監査を受けることが求められています。まさに今(2019年2月時点)が監査開始直前期なのですが、昨年、この準備に向けて様々な書類の整理をし始めた中で、契約書管理の煩雑さが目につきました。 特に大変なのが、何か一つの契約案件の書類を探す際に、その契約書に関連するその他の書類も一つ一つ探さなければならなかったことです。“書類を探す”こと自体に大幅なコミュニケーションコストがかかっている現在の状態では、 監査が始まった際に混乱が起こるのでは…という問題意識が大きく、早々にITツールの導入を検討すべきという声が団体内であがるようになりました。


担当:監査対応の準備をきっかけに、契約書管理の課題とITツール導入の必要性を改めて認識されたという経緯だったんですね。Holmes導入前は、契約書業務自体はどのような流れで行われていたのでしょうか。


辻様:一般的な流れですが、契約の同意から成立までの以下のステップを踏むだけで2~3週間かかっていました。

・メールで契約書の合意確認
・契約書の作成
・確認
・製本化
・押印
・郵送
・契約先からの押印、郵送

人数が多いわけではないので、スタッフ全員が片手間で契約書業務を行っているんですね。そのため、どうしても後回しになってしまうことが多かったです。


担当:その後、どの様な経緯でHolmesをご検討されたのでしょうか。




辻様:もともと当団体はIT事業をやっていたこともあり、比較的NPO法人の中でもIT活用には積極的な風土なんです。 それもあって、取引先であるNPO法人のIT支援団体からのご紹介でHolmesに出会いました。当初は複数のサービスの中でじっくり比較検討を進めていたのですが、 他のNPO法人団体と情報交換する過程で複数の団体からHolmesを知っているという声があがり、そこまで認知度が高いのであれば…という安心感を抱いた結果、導入に踏み切りました。


URLでの承認/締結により、契約締結までの日数を21日→1日に。95%の削減に成功

担当:ご存知の団体様が多くいらっしゃったんですね..!弊社としてはそれは大変嬉しい限りです。実際にHolmesをご利用されてから、使い勝手や効果はいかがでしょうか。


辻様:なにより、出先で契約締結状況の進捗確認をすることができる点が便利です。 当団体は様々なバックグラウンドをもつスタッフが多いため、組織としての一体感を持たせるべく、ファシリテーションやコーチングの研修などを受ける取組みを行なっています。 その結果、個人の方との業務委託契約が非常に増えていきました。対個人の方ですと、必然的に管理すべき契約案件数も多くなりますので、 Holmesを開けばすぐに何の契約案件が今どう動いているかを確認できるのは、本当に楽です。締結業務におけるストレスが格段に減りました。

加えて、馴染みのあるグループチャットやSNS上でURLを通した承認/締結ステップを踏める点は大きいですね。 当団体は普段、団体内のコミュニケーションにはグループチャットを活用しているんです。更に、契約の相手方も個人なのでFacebookメッセンジャー等のSNSを使う場合が多いです。 となると、URLを発行して団体内承認や外部との締結を行う方が便利なんですよね。これで、当日中に契約締結できる案件も徐々に増えてきました。


スタッフがどこにいても契約書業務にすぐに対応できる、 リモートワーク推進環境との相性の良さ

担当:その他、監査準備に向けてのコンプライアンス面での効果はいかがでしょうか。




辻様:そうですね。導入前は、各契約の担当者が契約書をファイルにいれ、キャビネットに保存するという属人化されたオペレーションでしたので、 いざ書類を探すときにどの書類がどこにあるか分からない場合が多くありました。リモートワークを推進している当団体は、在宅業務を行うスタッフも多いため、管理・把握がしにくい状態でした。

しかし、Holmes導入後、在宅で契約書業務が発生しても、Holmesを通してリモートで契約書を作ってもらって、お互いに遠隔操作で内容の確認と送付ができるようになりました。 スタッフがどこにいても契約書業務にすぐに対応できるというのは、リモートワークを推進する当団体にとっては大きな強みです。

今後は、ご協力いただいているボランティアやプロボノの方々と、「誓約書」の締結にも使っていければと思います。


担当:導入後、現場の皆さんにはHolmesをスムーズにご利用いただけてますでしょうか?


辻様:はい、HolmesはUIが見やすいので、ITツールを使い慣れていない方にも操作しやすく、とってもスムーズに活用させていただいています。 ダッシュボードの画面で締結状態をすぐに確認できたりなど、契約書をつくりやすい環境を意識されたシステムだと感じます。


担当:今後Holmesに期待することはありますか?




辻様:当団体はほとんどの職員が子育て世代のため、通勤や家事の負担を少しでも減らせるよう、在宅勤務をしやすい環境づくりにも積極的に取り組んでおります。 今後、より一層場所にとらわれない働き方を推進していくためにも、利便性が高く、且つ、安全に利用できるサービスを提供していただけることを御社に期待しております。


担当:最後に我々Holmesへの応援メッセージをいただけますでしょうか。


辻様:より日本でHolmesが広がっていくことで、日本での電子締結、書類の電子化が進んでいくと思います。 まず日本の電子化を一般的にしていくことでこのNPO業界でも受け入れられやすくなっていくと思います。応援しています!


担当:温かいアドバイスをいただきありがとうございます!
かものはし様が更に幅広い範囲でご活躍できるよう、Holmesも日々機能を進化させ、成長してまいります!
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